Êtes-vous prêt si un de vos salariés demande un paiement anticipé ? Avez-vous mis en place une politique et des directives pour éviter les abus et garantir le remboursement de l’avance ? N’oubliez pas que
Êtes-vous prêt si un de vos salariés demande un paiement anticipé ? Avez-vous mis en place une politique et des directives pour éviter les abus et garantir le remboursement de l’avance ? N’oubliez pas que les employeurs ne sont pas tenus d’offrir une avance à leurs employés. Cependant, si vous êtes d’accord avec un paiement anticipé, voici comment vous pouvez le gérer :
Qu’est-ce qu’une avance ?
Une avance est un prêt à court terme que vous accordez à vos employés, avec l’accord que le prêt sera remboursé à l’aide des futurs salaires gagnés.
Si un employé vient vous voir pour demander une avance, la première chose à faire est de lui demander de formuler sa demande par écrit, afin de créer une trace écrite de la demande initiale à l’accord et au plan de remboursement. Un accord écrit doit faire partie de toute avance sur salaire, et l’accord doit être signé par vous et l’employé avant le traitement de la paie.
Une avance doit être traitée séparément de votre paie régulière. Vous devrez ensuite déduire les paiements convenus du prochain chèque de paie de votre employé, et ce jusqu’à ce que l’avance ait été payée en totalité.
Comment gérer un paiement anticipé ?
Les avances peuvent être une bouée de sauvetage pour un employé qui a des problèmes financiers. Mais en l’absence de directives claires, elles peuvent aussi être facilement détournées et les employeurs en paient le prix. Si vous offrez des avances à vos employés, il est important que vous établissiez des directives en la matière qui doivent être suivies par tous les employés sans exception.
Précisez l’admissibilité
Tous vos employés sont-ils admissibles à une avance sur salaire ou voulez-vous limiter l’admissibilité aux employés à temps plein seulement ? Qu’en est-il des employés en période de probation ? Peuvent-ils recevoir une avance ? Il est important de fournir ces détails lors de l’élaboration de votre politique d’avance sur salaire et de l’appliquer de manière égale à tous, quelles que soient les circonstances.
Fréquence des avances
Vous pouvez limiter le nombre d’avances que les employés peuvent recevoir. Certaines entreprises limitent les avances à une tous les six mois, tandis que d’autres peuvent limiter les avances à deux par an. Vous pouvez également envisager d’ajouter une clause interdisant à un employé de recevoir une deuxième avance si la première n’a pas été remboursée en totalité.
Fixez un plafond
Il est important de fixer un plafond pour le montant qu’un employé peut recevoir, et d’inclure ce plafond dans votre politique.
Rédigez toujours un accord écrit
Une fois que vous avez accepté d’accorder une avance sur salaire, vous devez rédiger un accord écrit, dans lequel toutes les conditions de l’avance sont énoncées en termes clairs. L’accord doit inclure le montant de l’avance, les modalités de remboursement, le montant à déduire à chaque période de paie, ainsi que la date de début et de fin des déductions.
Vous et votre employé devez signer l’accord d’avance sur salaire, et une copie de l’accord doit être versée au dossier personnel de l’employé.
Établissez un plan de remboursement
La mise en place d’un plan de remboursement dans votre système de paie vous garantit que vous n’oublierez pas de déduire le montant du prêt du salaire de votre employé.
Conclusion
Si vous êtes d’accord avec une avance, il est impératif de créer une politique claire en la matière et de toujours respecter les règles, quels que soient l’employé et les circonstances.