Le déploiement d’un SIRH dans une PME est un projet qui peut susciter des appréhensions. La transformation digitale autrefois réservée aux grands groupes est depuis quelques années une réalité dans les petites et moyennes entreprises.
Le déploiement d’un SIRH dans une PME est un projet qui peut susciter des appréhensions. La transformation digitale autrefois réservée aux grands groupes est depuis quelques années une réalité dans les petites et moyennes entreprises. Du choix de l’éditeur à la phase de mise en œuvre, un certain nombre de bonnes pratiques permettent de sécuriser le projet.
Établir un inventaire précis des besoins
La première chose à entreprendre lorsque l’on envisage de mettre en place un SIRH dans son entreprise, c’est de dresser une liste détaillée des besoins au niveau des fonctionnalités attendues. Chaque organisation a des besoins spécifiques et des méthodes de travail bien particulières. Cette phase a deux objectifs :
- Obtenir une vision claire des processus à digitaliser.
- Identifier d’éventuelles complexités à prendre en compte (ou simplifier) au moment de la digitalisation.
Le recueil des besoins pourra être consigné dans un cahier des charges.
Choisir une solution pensée pour les PME
Il existe des dizaines de SIRH sur le marché. Certains sont de véritables usines à gaz. D’autres sont plus simples. Les PME n’ont pas forcément le temps de consacrer des mois au déploiement d’une solution RH. Ce projet doit pouvoir se réaliser rapidement de façon fluide sans mobiliser de nombreuses personnes dans l’entreprise. Le logiciel SIRH Mon Intranet a été pensé dès l’origine pour répondre à cet objectif de simplicité.
Voici les caractéristiques d’un SIRH optimisé pour les PME :
- Disponible en mode SaaS afin de décharger l’entreprise de l’hébergement et de la maintenance technique de la solution.
- Solution modulaire avec un haut niveau de granularité dans la configuration afin de répondre aux différents besoins de manière flexible.
- Logiciel directement utilisable sans formation des utilisateurs.
Découper le projet en étapes
La façon la plus simple de simplifier un projet, c’est de le découper en étapes. Vous devez donc réfléchir au projet dans son ensemble avec une date de début et une date de fin et entre les deux, vous fixerez les différentes échéances.
Voici un exemple de rétroplanning :
- Semaine 1 : Installation de la solution par l’éditeur.
- Semaine 2 : Configuration et recette.
- Semaine 3 : Début de l’utilisation sur un groupe réduit d’utilisation.
- Semaine 5 : Ouverture généralisée pour tous les utilisateurs.
Si vous prévoyez de déployer plusieurs modules, vous pouvez également procéder par étapes en commençant par exemple avec le module de gestion des congés. Puis au bout de quelques semaines, vous utiliserez celui de gestion des notes de frais ou encore le suivi des activités. Chaque projet est différent. Il est essentiel de prendre le temps de planifier les différentes phases du déploiement afin de permettre à chacun de contribuer au succès du projet.
Impliquer toutes les parties prenantes
Lorsque l’on met en œuvre un nouveau logiciel dans une entreprise, cela vient changer certaines habitudes. Les modes de fonctionnement sont amenés à évoluer. Ceci va naturellement induire une résistance au changement de la part de certains employés. C’est tout à fait normal. Beaucoup d’employés apprécient la routine dans leur façon de travailler. Elle représente une certaine forme de sécurité.
La prise en main d’un nouveau logiciel vient perturber, au moins temporairement, cette routine. Afin que le projet soit un succès et que tout le monde s’approprie au plus le nouvel outil RH, voici quelques actions à mener :
- Informer régulièrement les employés de l’avancée du projet.
- Se rendre disponible pour répondre aux questions avant, pendant et après le déploiement.
- Fournir un petit manuel d’utilisation montrant la façon de réaliser les différentes tâches.
- Prendre le temps de réaliser une session de démonstration pour les nouveaux utilisateurs.
En étant à l’écoute, vous donnerez aux employés l’opportunité de vous faire part d’un feedback très utile au moment de la mise en œuvre mais aussi tout au long de l’usage de votre nouvelle solution.