Nous voulons tous que nos employés profitent de leurs congés, mais que se passe-t-il si un employé semble prolonger ses vacances et ne retourne pas au travail le jour prévu ? Parfois, il peut s’agir
Nous voulons tous que nos employés profitent de leurs congés, mais que se passe-t-il si un employé semble prolonger ses vacances et ne retourne pas au travail le jour prévu ? Parfois, il peut s’agir d’un événement indépendant de leur volonté, par exemple le retard de leur vol, une maladie ou une blessure etc. Dans d’autres cas, il peut s’agir d’une simulation, c’est-à-dire d’un employé qui ment ou exagère sa maladie ou sa blessure pour éviter de se rendre au travail. Que peuvent donc faire les employeurs dans ces circonstances ?
Établir des règles claires
Dans votre manuel de l’employé, vous devez définir des règles sur les absences non autorisées et les conséquences si un employé enfreint ces règles. Par exemple, vous pouvez indiquer que les employés qui s’absentent délibérément du travail sans excuse valable ou en violation des instructions de la direction commettent une faute grave pouvant entraîner un licenciement sans préavis ou une indemnité compensatoire.
Tous vos employés doivent avoir lu et compris votre manuel de l’employé et en avoir un exemplaire auquel ils peuvent se référer.
Ne tirez pas de conclusions hâtives
Si l’employé ne s’est pas présenté au travail et qu’il ne vous contacte pas pour vous informer de son absence, vous devez essayer de le contacter. Si vous disposez de son numéro d’urgence, vous pouvez également essayer de contacter son conjoint, son partenaire civil ou un membre de sa famille.
Lorsque vous parvenez à le contacter, n’attaquez pas et ne faites pas de suppositions. Vous devez écouter les raisons invoquées et les circonstances de l’absence.
Menez une enquête
Une fois que l’employé est de retour sur le lieu de travail, vous devrez mener une enquête sur l’affaire. Une bonne enquête est importante car elle permet à l’employeur d’examiner la question de manière approfondie. Ce n’est qu’une fois que vous avez mené cette enquête et que vous disposez de preuves crédibles que vous pouvez passer à une audience disciplinaire.
Prenez des mesures si nécessaire
S’il s’agit d’un événement totalement indépendant de leur volonté (par exemple, l’annulation de leur vol) et qu’ils ont essayé de vous contacter dès que possible, vous pouvez décider de ne rien faire de plus. Cependant, si vous pensez que leur comportement mérite une action disciplinaire, vous devez examiner attentivement le cas individuel et réfléchir à ce qui est juste et raisonnable pour déterminer la sanction la plus appropriée.
Les façons de réduire l’impact de l’absence d’un employé
Soyez toujours clair sur les dates de congé du personnel et assurez-vous que les demandes de congé appropriées sont déposées et enregistrées. Ces données doivent être enregistrées de manière centralisée (par exemple, dans le cadre de la fonction de paie) et auprès du supérieur hiérarchique direct. Cela peut sembler évident, mais certains responsables hiérarchiques sont vagues quant aux dates de congé de leurs subordonnés. Par conséquent, un employé absent peut ne pas être détecté avant plusieurs jours. Oui, cela arrive vraiment.
Si l’employé ne retourne pas au travail à la date prévue, essayez de le contacter le jour même. N’attendez pas la fin de la semaine pour espérer qu’il revienne. Vous ne feriez qu’éviter la situation.
Mettez en place des procédures permettant à tous les membres du personnel de revoir et de mettre à jour régulièrement leurs coordonnées et celles de la personne désignée comme contact d’urgence ou de la personne la plus proche.