Le bureau moderne n’est plus ce qu’il était. Aujourd’hui, une organisation peut avoir une partie, voire la totalité, de ses employés qui font du télétravail, soit en travaillant à domicile, soit en travaillant à distance
Le bureau moderne n’est plus ce qu’il était. Aujourd’hui, une organisation peut avoir une partie, voire la totalité, de ses employés qui font du télétravail, soit en travaillant à domicile, soit en travaillant à distance à partir de bureaux séparés, soit encore en travaillant sur la route.
Le télétravail peut offrir de nombreux avantages, tant pour les employeurs que pour les employés – accès à une plus grande réserve de talents, personnel dans plusieurs fuseaux horaires, flexibilité pour les employés, etc. – mais il tend à rendre certaines choses plus difficiles pour certains services – comme votre stratégie en matière de ressources humaines.
Si votre entreprise emploie des travailleurs à distance, tenez compte des éléments suivants :
Communiquer avec la technologie
Une communication efficace est la pierre angulaire d’une main-d’œuvre alignée et productive. Heureusement, il existe des outils de communication qui rendent cette tâche plus facile qu’elle ne l’a jamais été. La messagerie en temps réel avec des outils tels que Skype a remplacé les conversations téléphoniques dans de nombreuses entreprises. D’autres solutions en ligne permettent également de communiquer des nouvelles et des alertes à l’entreprise : Yammer de Microsoft peut même être relié à un portail Intranet si vous utilisez Office 365.
Utiliser les outils de collaboration
Outre Yammer et Skype, il existe d’autres outils qui peuvent faciliter la collaboration à distance entre les équipes. De nombreuses solutions basées sur le cloud sont disponibles pour diverses applications, en fonction des besoins. Par exemple, une équipe de comptabilité à distance peut envisager d’utiliser un logiciel comme Microsoft Dynamics 365.
De nombreux systèmes ERP et CRM deviennent basés sur le cloud, ce qui permet au personnel d’y accéder facilement de n’importe où et à tout moment. L’automatisation du traitement des comptes clients, des comptes fournisseurs et de l’approbation des budgets peut améliorer l’efficacité et la productivité. Le chat vidéo, les réunions en ligne avec partage d’écran et les conférences téléphoniques peuvent également être des outils précieux.
Élaborer des politiques de télétravail entourant les informations sensibles
Lorsque l’on travaille à distance, il a toujours fallu tenir compte de la confidentialité des documents imprimés. Comment les employés travaillant à distance doivent-ils classer les documents ? Si un membre du personnel est en déplacement (par exemple, un employé de vente itinérant), quels documents peuvent-ils laisser à l’extérieur ? Et où les mettre lorsqu’ils ne sont pas utilisés ?
Mais pour le télétravailleur moderne, il existe un autre problème de protection de la vie privée : la sécurité des données. Dans un environnement de bureau, l’entreprise peut disposer d’un signal Internet privé, de défenses de réseau supplémentaires et d’alertes si quelqu’un tente de pénétrer dans le système. Mais à la maison ou en déplacement, les employés peuvent ne pas disposer de la même technologie.
L’équipe des RH peut avoir besoin de travailler avec le service informatique pour élaborer une stratégie de sécurité des données et des politiques de soutien pour les employés à distance.
N’oubliez pas la formation et le développement
Même si un employé ne vient jamais dans le bureau physique, la formation et le développement ne doivent pas être ignorés. Les webinaires, l’apprentissage en ligne, les portails Intranet basés sur le cloud, et bien d’autres choses encore, rendent la facilitation de la formation à distance beaucoup plus facile qu’elle ne l’était auparavant. Il peut également être nécessaire de dispenser une formation sur la manière de devenir un employé virtuel performant, par exemple sur la manière de gérer sa carrière à distance ou de progresser dans l’entreprise à distance.
Envisager un logiciel de ressources humaines basé sur le cloud
Au-delà des outils de collaboration, il existe également des processus spécifiques aux RH qui peuvent être mis en place dans le cloud. Par exemple, il existe des solutions basées sur le cloud pour le suivi de la gestion des performances auxquelles le personnel peut accéder de n’importe où.
Vous pouvez également réfléchir aux :
Gestion automatisée des dépenses des employés.
Un logiciel de paie automatisé.
Faciliter l’enregistrement des employés, suivre l’humeur des employés, leurs réactions et les problèmes éventuels.
Suivi des heures et des présences (y compris les heures supplémentaires).