Index de l'égalité professionnelle : le calculer, le publier, le corriger

L'index de l'égalité professionnelle est une note sur 100 points que toute entreprise d'au moins 50 salariés calcule chaque année et publie avant le 1er mars. Il agrège quatre ou cinq indicateurs selon l'effectif, et deux seuils y déclenchent des obligations distinctes : 85 points et 75 points.

Ce guide est publié par un cabinet de conseil en ressources humaines. Il n'a aucune valeur officielle : le barème réglementaire et le simulateur de référence figurent sur la plateforme Egapro du ministère du Travail, qui fait foi en cas de doute sur un calcul.

Qui doit calculer l'index, et sur quelle période

L'obligation naît de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, et elle vise toute entreprise employant au moins 50 salariés. L'effectif s'apprécie selon les règles habituelles du code du travail : la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année civile précédente, et non l'effectif du jour où l'on ouvre le tableur. Une entreprise qui vient de franchir le seuil a intérêt à vérifier comment le mécanisme de franchissement s'applique à son cas avant de conclure qu'elle est dispensée : la règle générale de neutralisation du franchissement ne recouvre pas toutes les obligations, et l'erreur se paie en manquement constaté.

Le calcul porte sur une période de référence de douze mois consécutifs, que l'employeur choisit à condition qu'elle s'achève au plus tard le 31 décembre de l'année qui précède la publication. La plupart des entreprises retiennent l'année civile, mais l'exercice comptable est admis. Ce choix n'est pas anodin : il détermine quelles augmentations et quelles promotions entrent dans le périmètre.

Tous les salariés ne comptent pas. Sont écartés les apprentis, les titulaires d'un contrat de professionnalisation, les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, les expatriés, et ceux qui ont été absents plus de la moitié de la période de référence. Cette dernière exclusion surprend souvent : un arrêt long ou un congé sabbatique sort la personne du calcul, ce qui peut modifier sensiblement la composition des groupes sur un petit effectif. Ces règles s'articulent avec l'ensemble des obligations d'égalité et de non-discrimination qui pèsent sur l'employeur, dont l'index n'est qu'un instrument de mesure parmi d'autres.

Quelles sont les obligations des entreprises ?

Une entreprise d'au moins 50 salariés doit calculer son index chaque année, le déclarer sur Egapro, le publier sur son site internet avant le 1er mars, le mettre à disposition du comité social et économique, et publier des objectifs de progression si son score est inférieur à 85 points.

Une entreprise de 48 salariés doit-elle publier un index ?

Non. L'obligation ne s'applique qu'à partir de 50 salariés appréciés en moyenne annuelle. Rien n'interdit toutefois de calculer les indicateurs à titre de diagnostic interne, ce que font des structures plus petites pour préparer le franchissement du seuil.

Les indicateurs et leur barème

Le barème diffère selon l'effectif, et c'est la première chose à vérifier avant d'ouvrir un tableur. Les entreprises de 50 à 250 salariés renseignent quatre indicateurs, celles de plus de 250 en renseignent cinq. Dans les deux cas le total atteint 100 points, mais la répartition n'est pas la même.

L'écart de rémunération, 40 points à lui seul

C'est l'indicateur le plus lourd et le plus technique. La rémunération annuelle brute de chaque salarié est reconstituée en équivalent temps plein sur la période de référence, primes comprises, à l'exception des indemnités de licenciement et de fin de contrat, de la participation, de l'intéressement, des heures supplémentaires et des primes liées à une sujétion particulière qui ne tient pas à la personne du salarié.

La population est ensuite découpée en groupes croisant quatre tranches d'âge, moins de 30 ans, 30 à 39 ans, 40 à 49 ans, 50 ans et plus, avec quatre catégories socioprofessionnelles : ouvriers, employés, techniciens et agents de maîtrise, ingénieurs et cadres. Un groupe n'est retenu que s'il compte au moins trois femmes et trois hommes. Un seuil de pertinence est enfin retranché de chaque écart de groupe, cinq points lorsque le calcul se fait par catégorie socioprofessionnelle, deux points lorsque l'entreprise opte pour un découpage par niveau ou coefficient de la classification.

Augmentations, promotions et retour de congé maternité

Les augmentations individuelles et, au-delà de 250 salariés, les promotions se mesurent en comparant les taux entre femmes et hommes, par catégorie. L'indicateur du retour de congé maternité fonctionne autrement : il est binaire. L'entreprise obtient les 15 points seulement si toutes les salariées revenues d'un congé maternité pendant la période, alors que des augmentations sont intervenues pendant leur absence, ont effectivement été augmentées à leur retour. Une seule oubliée fait tomber l'indicateur à zéro, et c'est le point de perte le plus fréquent chez les employeurs de bonne foi.

Les dix plus hautes rémunérations

Le dernier indicateur compte le nombre de personnes du sexe sous-représenté parmi les dix rémunérations les plus élevées de l'entreprise. Quatre ou cinq valent les 10 points, deux ou trois en valent 5, zéro ou une n'en vaut aucun. C'est l'indicateur le plus lent à bouger, parce qu'il dépend de la composition d'un comité de direction plus que d'une politique salariale annuelle.

Comment calculer l'index égalité professionnelle ?

On reconstitue les rémunérations en équivalent temps plein sur douze mois, on répartit les salariés par tranche d'âge et par catégorie socioprofessionnelle, on calcule l'écart de chaque groupe comptant au moins trois femmes et trois hommes, puis on renseigne les autres indicateurs et on additionne les points obtenus sur 100.

Quand l'index est déclaré incalculable

Certaines entreprises ne peuvent pas renseigner tous les indicateurs : effectif trop dispersé pour former des groupes valides, aucun retour de congé maternité sur la période, données manquantes. La règle est claire : si les indicateurs effectivement calculables représentent moins de 75 points, l'index est déclaré incalculable.

Un index incalculable ne dispense de rien. L'entreprise doit tout de même effectuer sa déclaration, en indiquant les indicateurs renseignés et le motif de l'impossibilité. La mention doit figurer sur le site internet au même titre qu'un score chiffré. Dans les faits, un index incalculable qui se répète d'une année sur l'autre attire l'attention de l'inspection du travail plus sûrement qu'un score médiocre, parce qu'il suggère un défaut de données plutôt qu'un résultat.

Publier et déclarer : trois destinataires, une date

La date est la même pour tout le monde : le 1er mars au plus tard, pour la période de référence achevée l'année précédente. Trois destinations, souvent confondues, doivent être servies.

• Le site internet de l'entreprise. Le score global et le détail des indicateurs y sont publiés de manière visible et lisible, et y restent consultables jusqu'à la publication de l'index de l'année suivante. Une entreprise sans site internet porte l'information à la connaissance des salariés par tout moyen.
• La plateforme Egapro. La déclaration en ligne transmet les résultats au ministère du Travail et, par ce canal, à l'inspection du travail, c'est-à-dire aux services de la DREETS compétents.
• Le comité social et économique. Les résultats et le détail des indicateurs sont mis à disposition du comité social et économique, le CSE, via la base de données économiques, sociales et environnementales, avant même la publication externe.

Publier le seul score global ne suffit plus depuis la loi du 24 décembre 2021 : le détail indicateur par indicateur fait partie de la publication obligatoire. C'est un point de non-conformité fréquent, parce que la page publiée l'année précédente est souvent reprise telle quelle en changeant le chiffre.

Le contenu de la publication est lui aussi encadré : le score global, la note obtenue à chaque indicateur, et la mention des indicateurs non calculables le cas échéant. Au moment de la déclaration, l'employeur renseigne également le lien vers la page qui porte cette publication, ce qui permet à l'administration de vérifier la conformité sans démarche supplémentaire. Une page dépubliée en cours d'année ou un lien mort constituent donc, à eux seuls, un manquement constatable.

Comment publier l'index égalité professionnelle ?

Le score global et le détail des indicateurs se publient sur le site internet de l'entreprise, de manière visible et lisible, au plus tard le 1er mars, et restent consultables jusqu'à la publication de l'année suivante. La déclaration se fait en parallèle sur la plateforme Egapro, et les résultats sont mis à disposition du comité social et économique.

Où trouver les résultats publiés par les autres entreprises ?

Le ministère du Travail diffuse chaque année, au printemps, les résultats agrégés et la liste des entreprises déclarantes. La moyenne nationale et le taux de déclaration changent à chaque campagne : ils se lisent sur la publication officielle de l'année en cours plutôt que dans un article, où ils seraient périmés en quelques mois.

Lire son score : ce que déclenchent 85 et 75 points

Le score n'est pas une simple note d'affichage. Deux paliers y sont attachés, et beaucoup d'employeurs ne connaissent que le second.

Sous 85 points, l'entreprise doit fixer et publier des objectifs de progression pour chacun des indicateurs où elle n'obtient pas la note maximale. Ces objectifs sont définis par accord ou, à défaut, par décision unilatérale après consultation du comité social et économique, et ils sont publiés sur le site internet comme l'index lui-même. Un score de 84 points, souvent perçu comme confortable, déclenche donc déjà une obligation.

Sous 75 points, s'ajoutent des mesures de correction, définies par accord ou par plan d'action, elles aussi publiées. L'entreprise dispose de trois ans pour repasser au-dessus du seuil. Si le score reste inférieur à 75 au terme de ce délai, l'inspection du travail peut proposer une pénalité financière pouvant atteindre 1 % des rémunérations et gains versés, c'est-à-dire une fraction directe de la masse salariale de l'entreprise. Le montant est modulé selon les efforts constatés et les motifs de défaillance, ce qui laisse une marge de discussion réelle à l'employeur qui peut documenter son action.

Comment interpréter le score de l'index ?

Un score se lit indicateur par indicateur, pas globalement. Une entreprise à 82 points qui perd ses 15 points de congé maternité n'a pas le même problème qu'une entreprise à 82 points dont l'écart de rémunération est dégradé : la première a un défaut de procédure, la seconde un écart structurel qui demandera plusieurs exercices.

Améliorer son index sans maquiller le calcul

Le premier levier est procédural et coûte peu : sécuriser l'augmentation au retour de congé maternité. Quinze points se jouent sur une ligne de procédure, et ils se perdent presque toujours par oubli plutôt que par arbitrage. Inscrire ce contrôle dans le circuit de la campagne salariale suffit à les récupérer.

Le deuxième consiste à regarder la composition des groupes avant de conclure. Un écart global peut masquer un seul groupe fortement déséquilibré, et inversement un score honorable peut reposer sur des groupes trop petits pour être retenus, donc sur une mesure qui ne dit presque rien de la réalité de l'entreprise. Un audit des pratiques de rémunération mené hors période de déclaration donne une lecture plus utile que le calcul de février fait dans l'urgence.

Le troisième est le plus lent : la structure des emplois. Les dix plus hautes rémunérations et l'écart par catégorie bougent au rythme des recrutements et des promotions, pas des décisions annuelles. C'est aussi le seul levier qui améliore durablement le score, parce qu'il agit sur la cause plutôt que sur l'indicateur.

Une pratique est à écarter : jouer sur le choix de la période de référence ou du découpage par classification pour obtenir un meilleur résultat. C'est techniquement possible, l'option par niveau de classification étant ouverte, mais elle se paie l'année suivante et elle est repérable dès lors que le découpage change d'une campagne à l'autre sans motif d'organisation.

Comment améliorer son index égalité professionnelle ?

On commence par les points procéduraux, en particulier l'augmentation systématique au retour de congé maternité qui vaut 15 points en tout ou rien. On analyse ensuite les écarts groupe par groupe pour distinguer un déséquilibre localisé d'un écart structurel, puis on agit sur les recrutements et les promotions, seuls leviers qui déplacent durablement les indicateurs les plus lourds.

L'index dans la fonction publique

La logique de l'index a été étendue aux employeurs publics par la loi du 19 juillet 2023 visant à renforcer l'accès des femmes aux responsabilités dans la fonction publique. Les administrations de l'État, les collectivités territoriales au-delà d'un seuil de population et les établissements de la fonction publique hospitalière calculent et publient un index construit sur le même principe, mais avec des indicateurs adaptés au statut.

Les écarts de rémunération y restent le socle. S'y ajoutent des indicateurs propres à la carrière des agents publics, notamment les écarts de taux de promotion de corps et de promotion de grade, ainsi que la représentation des femmes parmi les emplois de direction et les plus hautes rémunérations. Le périmètre exact et le calendrier de publication diffèrent de ceux du secteur privé et relèvent de textes distincts : une administration qui prépare sa campagne doit se référer aux textes qui la concernent plutôt qu'au barème des entreprises, dont les seuils de 75 et 85 points ne se transposent pas mécaniquement.

Les enjeux, au-delà du score affiché

L'index a d'abord introduit de la transparence là où il n'y en avait pas. Avant 2019, très peu d'entreprises mesuraient leurs écarts de salaire par tranche d'âge et par catégorie : l'obligation de mesurer, chaque année et selon une méthode imposée, a fait apparaître des inégalités que personne ne contestait vraiment mais que personne ne chiffrait non plus.

L'effet le plus concret se joue dans la négociation. Les résultats et leur détail alimentent la négociation obligatoire sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et le CSE dispose des mêmes chiffres que la direction pour la préparer. Une politique de primes qui creuse un écart de genre devient nettement plus difficile à défendre lorsque l'indicateur correspondant est publié.

La sanction financière, elle, reste rare, et ce n'est pas le principal moteur de la mise en œuvre. L'enjeu de réputation pèse davantage : le score est public, comparable d'un employeur à l'autre, et il circule auprès des candidats comme des clients. Beaucoup d'entreprises investissent dans la formation de leurs managers à la conduite des campagnes salariales pour cette raison plus que par crainte d'un contrôle.

Ce que l'index ne mesure pas

L'index compare des femmes et des hommes à poste et à âge comparables. C'est sa force en tant qu'outil de contrôle, et sa limite en tant que photographie de l'égalité professionnelle. Une entreprise peut afficher un score élevé tout en employant les femmes très majoritairement dans ses catégories les moins payées : les écarts sont calculés à l'intérieur des groupes, pas entre eux, donc la ségrégation des métiers n'apparaît nulle part dans la note.

Le temps partiel subi échappe également au calcul, puisque les rémunérations sont reconstituées en équivalent temps plein. Deux personnes au même taux horaire et au même poste comptent de façon identique, que l'une travaille à 80 % sans l'avoir choisi ou non. Les écarts de revenu réellement perçus, eux, restent entiers.

Enfin, la loi du 24 décembre 2021 a ouvert un second chantier que l'index ne couvre pas : les entreprises d'au moins 1 000 salariés doivent publier les écarts de représentation entre les femmes et les hommes parmi leurs cadres dirigeants et les membres de leurs instances dirigeantes, avec des proportions minimales à atteindre par paliers. C'est une obligation autonome, qui se déclare sur la même plateforme mais ne se confond ni avec l'index ni avec ses seuils. Confondre les deux est l'erreur la plus courante dans les grandes entreprises au moment de préparer la campagne annuelle.