Gérer la formation des salariés, c'est piloter un cycle complet : recueillir les besoins, construire le plan de développement des compétences, trouver les financements, organiser les sessions et mesurer leurs effets. Chaque étape a ses outils et ses pièges.
La gestion de la formation des salariés est un processus qui commence bien avant la première journée de stage et se prolonge bien après. Elle couvre la collecte des besoins, la construction du plan, la recherche des financements, l'organisation logistique et l'évaluation des résultats. Bien conduite, elle transforme la formation en véritable levier de performance.
De la collecte des besoins au plan de formation
La collecte des besoins repose sur plusieurs sources complémentaires. Les entretiens annuels et professionnels remontent les souhaits et les besoins identifiés par les managers et les salariés. Les projets stratégiques de l'entreprise créent des besoins de compétences anticipables. Les obligations réglementaires (habilitations, formations sécurité) génèrent des besoins non négociables. La synthèse de ces sources alimente le plan de développement des compétences.
La priorisation est l'exercice le plus difficile : toutes les demandes ne peuvent être satisfaites dans le budget disponible. Les formations directement liées aux objectifs stratégiques et aux obligations réglementaires ont la priorité.
L'organisation et le suivi des formations
La gestion logistique des formations - calendrier, convocations, gestion des absences pendant les formations, relations avec les organismes - peut être significativement simplifiée par un outil de gestion de la formation intégré au SIRH. Le suivi des indicateurs (taux de réalisation, satisfaction, évolution des compétences) permet d'évaluer le retour sur investissement et d'ajuster le plan de l'année suivante.
Financer le plan de développement des compétences
Le financement repose d'abord sur le budget de l'entreprise. Les entreprises de moins de cinquante salariés peuvent aussi solliciter l'opérateur de compétences de leur branche, l'OPCO, qui prend en charge une partie des actions selon ses propres critères. Le compte personnel de formation du salarié peut être mobilisé pour des formations certifiantes, avec son accord, éventuellement complété par un abondement de l'employeur. Des aides régionales et des dispositifs de France Travail existent aussi pour certains publics ou secteurs.
Les obligations de l'employeur
Le Code du travail impose à l'employeur d'assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi (article L6321-1). Certaines formations sont obligatoires selon les postes : sécurité, habilitations électriques, conduite d'engins. Les obligations de formation de l'entreprise sont détaillées à part ; elles constituent le socle non négociable du plan.
Évaluer l'efficacité d'une formation
Une évaluation utile ne s'arrête pas au questionnaire de satisfaction en fin de session. Le modèle de Kirkpatrick, souvent utilisé, distingue quatre niveaux : la réaction des participants, les apprentissages, le changement de comportement au poste et les résultats pour l'entreprise. Les deux derniers se mesurent quelques semaines après la formation, avec le manager, à partir d'objectifs fixés avant le départ en stage.
Budget et arbitrages
Le budget formation se construit à partir des priorités stratégiques et des obligations ; les repères pour le dimensionner sont développés dans l'article sur le budget à consacrer à la formation des salariés. Lorsqu'un besoin de compétences ne peut être couvert à temps par la formation, le recrutement devient une alternative à étudier.
Associer les managers
Le manager de proximité joue un rôle clé à chaque étape. C'est lui qui repère les besoins au quotidien, qui prépare le salarié avant la formation en fixant des objectifs, et qui lui donne ensuite l'occasion de mettre en pratique ce qu'il a appris. Une formation suivie sans échange préalable avec le manager, ni suivi au retour, perd une grande partie de son effet. Inclure ces échanges dans le processus, et les tracer dans l'outil de gestion, rend le plan plus efficace.