Tenir le registre unique du personnel sans risque d'amende

Le registre unique du personnel (RUP) est le document obligatoire où l'employeur inscrit chaque salarié de l'établissement, dans l'ordre des embauches. Prévu par l'article L1221-13 du Code du travail, il se garde cinq ans après la sortie du salarié, et son absence coûte une amende par personne.

Qui doit tenir le registre unique du personnel ?

Tout employeur de droit privé qui occupe au moins un salarié doit tenir un registre unique, sans seuil d'effectif et quel que soit le statut juridique de la structure : société commerciale, entreprise individuelle, association, profession libérale. La règle vise l'établissement et non l'entreprise dans son ensemble. Une société qui exploite trois sites tient donc trois registres, un dans chacun de tous les établissements où travaille du personnel.

L'obligation naît avec la première embauche. Le registre doit exister avant l'arrivée du premier salarié, et chaque nouvelle entrée y est portée au moment de l'embauche, pas en fin de mois. Cette règle se distingue de la déclaration préalable à l'embauche adressée à l'Urssaf : les deux formalités coexistent, et l'une ne remplace pas l'autre. Elle fait partie du socle d'obligations que rappelle notre dossier consacré au droit du travail et aux obligations de l'employeur, au même titre que l'affichage ou le document unique.

Sont inscrits tous les salariés, quelle que soit la forme du contrat de travail : CDI, CDD, contrat à temps partiel, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation. Les travailleurs mis à disposition par une entreprise de travail temporaire ou par un groupement d'employeurs figurent aussi dans le registre de l'entreprise utilisatrice, alors même qu'elle n'est pas leur employeur juridique.

Quelles informations doivent figurer dans le RUP ?

Les mentions obligatoires sont fixées par la partie réglementaire du Code du travail (article D1221-23 et suivants). Pour chaque salarié, le registre porte :

• le nom et les prénoms ;
• la nationalité ;
• la date de naissance, le sexe ;
• l'emploi occupé et la qualification ;
• la date d'entrée dans l'établissement et, le moment venu, la date de sortie.

S'y ajoutent des mentions propres à certaines situations. Pour un travailleur étranger soumis à autorisation de travail, l'employeur note le type et le numéro d'ordre du titre qui vaut autorisation de travail. Le registre précise aussi, le cas échéant, qu'il s'agit d'un contrat à durée déterminée, d'un emploi à temps partiel, d'un contrat d'apprentissage ou d'un contrat de professionnalisation.

Intérimaires et salariés d'un groupement d'employeurs

Pour un intérimaire, le registre indique la mention « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire. Pour une mise à disposition par un groupement d'employeurs, il porte le nom et l'adresse du groupement. Ces deux informations permettent à l'agent de contrôle de retrouver l'employeur réel de chaque personne présente sur le site.

Stagiaires et volontaires en service civique

Depuis la loi du 10 juillet 2014 sur les stages, les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre, distincte de celle des salariés. Chaque stagiaire y figure avec ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, le nom et le prénom du tuteur et le lieu de présence. Les volontaires accueillis au titre du service civique sont eux aussi inscrits dans une partie spécifique. Un stagiaire n'est pas un salarié, mais son absence du registre expose l'entreprise à la même sanction.

Comment tenir un registre unique du personnel au quotidien ?

La tenue du registre obéit à trois règles simples. Les inscriptions se font dans l'ordre chronologique des embauches, ligne après ligne, sans laisser de blanc. Les mentions sont portées de façon indélébile : sur un support papier, cela exclut le crayon et le correcteur. Enfin, les informations sont complétées au fil de l'eau, en particulier la date de sortie, que beaucoup d'entreprises oublient d'ajouter au départ du salarié.

Le registre doit rester tenu à la disposition des membres du comité social et économique (CSE) et des agents de contrôle de l'inspection du travail, qui peuvent le consulter à tout moment dans l'établissement. Un registre conservé au siège, à 300 kilomètres du site contrôlé, ne répond pas à cette exigence. Les élus peuvent s'en servir pour suivre l'évolution des effectifs ; le fonctionnement du CSE et ses droits d'accès aux documents sont détaillés dans notre article sur le rôle et les attributions du comité social et économique.

Registre papier ou registre en ligne ?

Le Code du travail n'impose pas de format. Le registre peut être un cahier relié, un tableau imprimé ou un outil de gestion informatique, à condition que le support numérique offre les mêmes garanties que le papier : mentions complètes, ordre chronologique respecté, impossibilité de modifier une ligne sans trace, consultation immédiate lors d'un contrôle. La plupart des logiciels de paie et des SIRH proposent un module qui alimente le registre à partir du dossier salarié. Informer le CSE lors de la mise en place d'un registre en ligne relève de la bonne pratique.

Un point revient souvent : ni la fiche de paie, ni la DSN, ni un simple export du fichier du personnel ne tiennent lieu de registre. Ces documents contiennent une partie des informations, mais pas toutes, et pas dans l'ordre des entrées exigé par la réglementation.

Exemple de modèle lors d'une création ou d'une reprise d'entreprise

À la création d'une société, un modèle simple suffit : un tableau dont chaque colonne correspond à une mention obligatoire, avec une colonne pour le type de contrat et une autre pour le titre de séjour. La reprise d'une activité avec ses équipes demande plus d'attention. Le repreneur ouvre son propre registre pour les employés transférés et garde une copie du registre précédent, utile si une vérification porte sur la période antérieure. La date à reporter dépend de la nature de l'opération : le point mérite d'être validé avec l'expert-comptable ou un avocat en droit social.

Côté outil, une application RH bien paramétrée envoie une alerte quand une fiche reste incomplète, par exemple une date de fin manquante après la dernière paie. Le cabinet qui tient la comptabilité peut également accompagner le dirigeant dans cette remise à jour, souvent faite en janvier avec la clôture annuelle. Pour une petite équipe, le risque financier d'un registre lacunaire dépasse vite le coût d'un tel outil.

Combien de temps conserver le registre et ses données ?

Les mentions portées sur le registre sont conservées cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement (article R1221-26 du Code du travail). Concrètement, la ligne d'un salarié parti le 30 juin 2021 peut être archivée à partir du 30 juin 2026, mais le registre lui-même, qui continue de recevoir de nouvelles entrées, ne se détruit jamais d'un bloc.

Le registre rassemble des données personnelles : date de naissance, nationalité, numéro de titre de séjour. Le RGPD s'applique donc à sa gestion. L'accès doit être limité aux personnes qui en ont l'usage (service RH, direction, élus et agents habilités), et la sécurité des données doit être assurée, qu'il s'agisse d'une armoire fermée à clé ou de droits d'accès informatiques. Au-delà de la durée légale, conserver des informations sur d'anciens salariés sans justification constitue un traitement excessif.

La CNIL a publié en 2019 un référentiel consacré à la gestion du personnel, qui aide à fixer les durées et les droits d'accès. Aucune information de santé n'a sa place dans le registre, et toute utilisation à une autre fin, comme trier les employés selon leur âge, serait un manquement grave à la protection de leur vie personnelle.

Quelles sont les sanctions liées au RUP ?

L'absence de registre, ou un registre incomplet, est punie de l'amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, soit 750 euros au plus pour une personne physique (article R1227-7 du Code du travail). La sanction s'applique autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Pour une personne morale, le montant maximal est multiplié par cinq, soit 3 750 euros par salarié. Une entreprise de douze personnes sans registre s'expose ainsi, en théorie, à 45 000 euros d'amendes.

Le risque dépasse la contravention. Lors d'un contrôle de l'inspection du travail, un salarié présent sur le site mais absent du registre oriente les vérifications vers le travail dissimulé, délit beaucoup plus lourdement sanctionné. Refuser de présenter le document à un agent peut en outre être qualifié d'obstacle aux fonctions de l'inspecteur. La vérification du registre fait d'ailleurs partie des premiers points examinés lors d'un audit de conformité RH, avec l'affichage obligatoire et le DUERP.

Questions fréquentes sur le registre du personnel

Faut-il un registre unique du personnel pour un seul salarié ?

Dès le premier salarié, car aucun seuil d'effectif ne dispense l'employeur de cette obligation.

Un auto-entrepreneur sans salarié doit-il tenir un registre unique ?

Tant qu'il n'emploie aucun collaborateur, l'entrepreneur n'a aucun registre à ouvrir ; l'obligation apparaît avec la première embauche.

Où trouver les textes officiels sur le registre unique ?

Les articles L1221-13 à L1221-15 et D1221-23 à R1221-26 du Code du travail sont consultables sur Légifrance dans leur version en vigueur ; la fiche du service public entreprendre.service-public.fr et le portail travail-emploi.gouv.fr en donnent une lecture commentée, relue en septembre 2026.

Un intérimaire doit-il figurer dans le registre de l'entreprise utilisatrice ?

Il y est inscrit par l'entreprise utilisatrice, avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire qui l'emploie.

Le registre unique du personnel reste un document modeste, mais il sert de point d'entrée à tout contrôle : un registre à jour, complet et consultable sur place règle en quelques minutes une vérification qui peut, sinon, s'étendre à l'ensemble des pratiques d'emploi de l'entreprise.